Inleiding
Voor het eerst treft u de openbaarheidsparagraaf aan, voorgeschreven door de Wet open overheid (Woo) die op 1 mei 2022 in werking is getreden en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangt. In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Woo wordt voorgeschreven dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens.
De Woo regelt het recht van burgers op informatie van de overheid. De wet beoogt overheden transparanter te maken door overheidsinformatie beter vindbaar en digitaal toegankelijker te maken, en daarmee vertrouwen van onze inwoners in de overheid te vergroten.
De drie pijlers waarop de Woo rust zijn: passieve openbaarmaking (voorheen het Wob-verzoek), de actieve openbaarmaking en het op orde brengen van de informatiehuishouding.
Passieve openbaarmaking (Woo-verzoek)
Met ingang van 1 mei 2022 is een Woo-contactpersoon aangewezen en beschikbaar gemaakt om vragen van inwoners te beantwoorden. De rol van Woo-contactpersoon is centraal in de organisatie belegd. Eenieder kan een Woo-verzoek elektronisch indienen via een formulier op onze website.
In 2022 is gebleken dat het behandelproces van een Woo-verzoek in gemeente Zwartewaterland nog te lang duurt: behandeltermijnen worden zelden gehaald. In een onderzoek naar de ingediende Woo-verzoeken bleek dat in één jaar tijd slechts 20 procent van Woo-verzoeken afgerond werd binnen de maximale wettelijke termijn van zes weken. Voor de overige 80 procent van de verzoeken was er een ruime overschrijding van de wettelijke termijnen.
De termijnoverschrijding heeft meerdere oorzaken:
- Vorig jaar werden meer dan 10.000 pagina's aan informatie opgevraagd. Het kost veel tijd om al deze pagina's te vinden en vertrouwelijke informatie hierin zwart te lakken. Hier waren wij nog onvoldoende op toegerust.
- De organisatie van dit relatief nieuwe proces kan efficiënter ingericht worden.
- Het proces is nog onvoldoende geautomatiseerd. Veel processtappen verlopen handmatig.
In het eerste kwartaal van 2023 wordt het proces heringericht waarbij de bovenstaande oorzaken worden aangepakt.
Actieve openbaarmaking
De Wet open overheid verplicht ons om op termijn een aantal categorieën informatie actief openbaar te maken. Daarnaast bevat de wet een inspanningsverplichting die vereist om waar dat kan, documenten actief openbaar te maken. Voor de implementatie van de actieve openbaarmaking is een projectorganisatie ingericht. Binnen dit project is in het vierde kwartaal van 2022 een aanpak voor de implementatie van de wet opgesteld.
Daarnaast is er een inventarisatie uitgevoerd van (werk)processen en typen documenten van de organisatie waar de Woo impact op heeft. De focus voor de actieve openbaarmaking zal liggen op de verplichte informatiecategorieën en de strategie die de landelijke overheid hanteert in de volgorde van openbaar te maken documenten. In de eerste helft van 2023 zal het gaan om de Woo-verzoeken en bestuurlijke besluitvorming. Daarna zullen andere informatiecategorieën volgen.
Informatiehuishouding
Informatie is een wezenlijke grondstof voor de werking van ons overheidsapparaat en is vitaal voor de verantwoording in onze democratie. Er mag dus geen informatie kwijt zijn en ook geen twijfel over de juistheid en echtheid daarvan.
We hebben in de afgelopen jaren significante stappen gezet om te komen tot een goed beheer en gebruik van informatie. In 2022 zijn onder andere de volgende projecten afgerond.
- Het aanschaffen van een zaaktypecatalogus in ons document management systeem als onderdeel van het inrichten van zaakgericht werken.
- Het selecteren en implementeren van anonimiseringssoftware in SSC-ONS verband.
- Het starten met de implementatie van digitale ondertekening.
- Onderzoek naar de juridische kwaliteit en volledigheid van o.a. de dossiervoering met nog nader op te volgen aanbevelingen er verbetering.
Verdere organisatiebrede verbeteringen van de informatievoorziening en de dossiervoering is een zeer belangrijk aandachtspunt voor 2023 en verder.